📋 Descrição da Vaga

Atuar como principal suporte operacional ao CEO, garantindo a organização da agenda executiva e a fluidez das rotinas administrativas. Será responsável por assegurar que compromissos, reuniões, documentos e comunicações ocorram com eficiência, confidencialidade e excelência, permitindo que o CEO mantenha o foco nas decisões estratégicas da empresa.

Principais responsabilidades

Gestão da agenda executiva

• Gerenciar a agenda do CEO, organizando reuniões, compromissos e viagens.
• Priorizar demandas de acordo com urgência e impacto no negócio.
• Antecipar conflitos de agenda e propor soluções.
• Garantir a preparação prévia dos compromissos, organizando informações, documentos e materiais necessários.

Gestão de viagens

• Organizar viagens nacionais e internacionais.
• Realizar reservas de passagens, hospedagens, transportes e demais necessidades logísticas.
• Elaborar roteiros de viagem e acompanhar alterações quando necessário.
• Controlar documentação relacionada às viagens.

Gestão da comunicação executiva

• Realizar triagem, leitura e priorização de e-mails.
• Direcionar demandas aos responsáveis internos.
• Acompanhar pendências até sua conclusão.
• Organizar documentos e correspondências do CEO.
• Intermediar a comunicação entre o CEO, diretores, clientes, parceiros e demais stakeholders.

Governança corporativa

• Organizar pautas das reuniões de Conselho, Quarter e demais reuniões estratégicas.
• Elaborar atas com registro das decisões e encaminhamentos.
• Enviar convites e realizar toda a organização logística das reuniões.
• Garantir que materiais necessários estejam disponíveis previamente aos participantes.
• Acompanhar a execução dos planos de ação definidos nas reuniões.

Gestão documental

• Organizar o fluxo de documentos para assinatura.
• Acompanhar assinaturas eletrônicas e físicas.
• Manter arquivos físicos e digitais organizados.
• Realizar assinaturas em documentos oficiais quando houver procuração ou autorização formal.

Controles administrativos

• Controlar o recebimento de dividendos e demais documentos financeiros relacionados ao CEO.
• Acompanhar prazos importantes.
• Organizar documentos pessoais e societários quando necessário.
• Apoiar no controle de contratos, procurações e documentos estratégicos.

Suporte executivo

• Dar suporte às demandas administrativas da Presidência.
• Acompanhar tarefas delegadas pelo CEO, garantindo prazos e retornos.
• Atuar com absoluto sigilo sobre informações estratégicas.
• Identificar oportunidades de melhoria nos processos administrativos da Presidência.

Requisitos

• Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais, Direito ou áreas correlatas.
• Experiência anterior como Secretária, Assistente Executiva ou em posições de apoio à alta liderança.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização, atenção aos detalhes e elevada capacidade de planejamento.
• Capacidade de gerenciar múltiplas demandas simultaneamente.
• Perfil proativo, discreto e orientado à resolução de problemas.
• Facilidade para utilização de ferramentas digitais, IAs e plataformas de produtividade.
• Disponibilidade para eventuais viagens e flexibilidade de agenda quando necessário.

Diferenciais

• Experiência assessorando CEO, Presidência ou C-Level.
• Vivência em empresas de tecnologia ou de rápido crescimento (scale-ups).
• Experiência com organização de reuniões de Conselho de Administração e Governança Corporativa.
• Conhecimento em ferramentas como Google Workspace, ClickUp, Notion, Asana ou similares.
• Inglês intermediário ou avançado.
• Experiência com gestão de viagens internacionais.
• Conhecimento em assinatura eletrônica e gestão documental.
• Noções de compliance, governança corporativa ou gestão societária.

O que oferecemos

Desenvolvimento profissional

• Oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional.
• PDI (Plano de Desenvolvimento Individual).
• Ambiente de trabalho colaborativo, dinâmico e de alta performance.

Benefícios

• Vale alimentação de R$ 1.100,00.
• Comodato para aquisição de equipamentos de R$ 2.400,00 por ano.
• Seguro de vida.
• Telemedicina.
• Auxílio saúde de até R$ 400,00 por mês.
• Auxílio esportes de até R$ 200,00 por mês.
• Auxílio internet de até R$ 100,00 por mês.
• Campanhas e ações especiais (Outubro Rosa, Novembro Azul, entre outras), com apoio e benefícios adicionais.

Faça parte da ADVBOX

Na ADVBOX, acreditamos que excelência operacional é um dos pilares para impulsionar grandes resultados. Buscamos uma pessoa altamente organizada, discreta e proativa para atuar lado a lado com o CEO, contribuindo diretamente para a eficiência da liderança e para o crescimento da empresa.

Se você gosta de ambientes dinâmicos, desafios constantes e deseja fazer parte de uma empresa de tecnologia em expansão, onde seu trabalho terá impacto direto nas decisões estratégicas do negócio, queremos conhecer você.

🏢 Sobre a Advbox

Nosso propósito é conectar as pessoas aos seu direitos;

A ADVBOX é uma empresa especializada em Advocacia Digital, e oferece toda a base necessária para escritórios de advocacia que querem ser (totalmente) digitais.

O software ADVBOX é uma plataforma para Escritórios Digitais completa, que permite o desenvolvimento e gestão das 7 áreas estratégicas da Advocacia Digital.

E por ser uma empresa voltada para pessoas, não se limita a apenas oferecer um sistema de qualidade, mas também, oferecer um serviço exclusivo com Consultores de Sucesso responsáveis por dar um atendimento personalizado para os escritórios de advocacia que iniciam essa transformação na forma de advogar.

Mas não para por aí!

A ADVBOX tem também uma série de mentorias e consultorias especializadas para os advogados que querem aprender mais sobre Transformação Digital, Gestão Digital Avançada, Marketing Jurídico Digital, Atendimento Online, Advocacia em Rede, entre outros.

E tudo isso feito por advogados para advogados.

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Valores: 

• Comunicação para compartilhar conhecimento
• Liberdade com direção
• Busca por ser o ‘’team AAA’’
• Mérito coletivo
• Estado da arte e excelência
• Boas ideias
• Priorizar sem postergar
• Ensinamento de vanguarda adaptada ao direito
• Qualidade de vida é prioridade de todos
• Sucesso do cliente com foco na sociedade
• Incentivo à advocacia colaborativa e não concorrencial

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Benefícios

• Vale Alimentação - Flash
• Auxílio Saúde 
• Seguro de vida
• Auxílio Home Office
• PDI - Desenvolvimento Individual
• Atuação remota
• Escala de Pontuação

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Etapas do processo seletivo:

• Postagem da Vaga
• Seleção de currículos
• Testes
• Entrevista com Recrutador
• Entrevista com Coordenador do Círculo
• Sabatina com colegas do Círculo
• Envio de aprovação/reprovação

💡 Dicas de Ouro para Conseguir uma Vaga Home Office

1. Adapte seu currículo para cada vaga específica

Enviar o mesmo currículo para todas as vagas é um erro clássico. Leia atentamente a descrição e adapte seu resumo profissional.

2. Demonstre experiência com gestão autônoma de tarefas

Empresas que contratam para home office buscam profissionais que entregam sem precisar de supervisão constante.

3. Monte um escritório funcional mesmo em espaço pequeno

Não é necessário uma sala inteira para trabalhar bem de casa. Um canto dedicado, com mesa firme, cadeira ergonômica e boa iluminação já transforma qualquer ambiente em um escritório produtivo.